Was eine Dienstreise ist – und wie sie genehmigt wird
Eine Dienstreise ist eine Reise im Auftrag des Arbeitgebers, um geschäftliche Aufgaben, Projekte oder Verpflichtungen außerhalb des normalen Arbeitsortes zu erfüllen – typischerweise Konferenzen, Termine mit Geschäftspartner:innen oder Schulungen. Reisekosten, Unterkunft und Verpflegung können dabei in der Regel erstattet werden. Diese Richtlinie regelt die Erstattung von Reisekosten für interne Mitarbeiter:innen.
Genehmigung einholen
Jede Dienstreise muss vorab von der zuständigen Führungskraft genehmigt werden. Es ist sicherzustellen, dass die Reise notwendig und wirtschaftlich vertretbar ist.
Buchung koordinieren
Sämtliche Dienstreisen sind mit der Führungskraft abzustimmen. Reisen mit kostenpflichtigen Verkehrsmitteln und/oder Unterkünften werden grundsätzlich über das Office-Management koordiniert oder nach Rücksprache selbst gebucht.
Arbeitszeit unterwegs
Dienstlich angeordnete Reisen mit betrieblichem Bezug oder Fortbildungscharakter sind Arbeitszeit, sofern vor Ort gearbeitet wird. Wer z. B. am Vortag per Zug anreist und die Fahrt zum mobilen Arbeiten nutzt, sammelt Arbeitszeit – privat genutzte Fahrtzeit zählt nicht.
Welche Kosten erstattet werden
Innerhalb Deutschlands hat der Schienenverkehr aus Klimaschutzgründen Vorrang. Für alle Verkehrsmittel und Unterkünfte gelten folgende Regeln:
| Kostenart | Was gilt |
|---|---|
| Schienenverkehr | Liegt ein Deutschlandticket vor, ist es für Reisen in der Region vorzugsweise zu verwenden. Für den (näheren) Fernverkehr ab 2 Stunden Reisezeit werden IC/ICE-Tickets 2. Klasse mit Sitzplatzreservierung gebucht. |
| Privates Fahrzeug | 0,38 Euro pro Kilometer (gemäß steuerlichen Vorgaben). Erstattet wird die schnellste gefahrene Strecke zwischen Start und Ziel. Mietwagen nur nach vorheriger Genehmigung. |
| Taxi & Mitfahrdienste | Taxi- und Uber-Fahrten sind erstattungsfähig, wenn öffentliche Verkehrsmittel nicht geeignet sind oder die Sicherheit ein Problem darstellt. |
| Flüge | Innerdeutsche Flüge sollten aus Klimaschutzgründen vermieden werden. Übernommen wird die Economy Class – Upgrades sind selbst zu zahlen. Flüge so früh wie möglich buchen. Kosten für Änderungen und Stornierungen werden übernommen, wenn der Grund genehmigt wurde. Sitzplatzreservierung, Handgepäck und im Bedarfsfall ein Aufgabegepäckstück werden übernommen. Für die digitale Bordkarte ist im Zweifel auch das private Mobiltelefon zu nutzen. |
| Hotel | Der Übernachtungspreis von 120 Euro pro Nacht (Standard-Zimmer) sollte nicht überschritten bzw. mit dem Vorgesetzten abgestimmt werden. Grundsätzlich sind sog. Business-Hotels zu buchen. Zimmer-Upgrades sind zulässig, wenn sie vor Ort ohne Zusatzkosten angeboten oder selbst übernommen werden. Eine Übernachtung wird erst gewährt, wenn sonst eine Anreise vor 6 Uhr morgens oder eine Ankunft nach 22 Uhr nötig würde. |
| Airbnb & Ferienwohnung | Zimmer oder Apartments bei Airbnb, FeWo-direkt und ähnlichen Anbietern können gebucht werden, wenn der Übernachtungspreis mit Hotelpreisen vergleichbar oder günstiger ist. |
Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen und Kürzungen
Für eine Dienstreise außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte erhalten alle Mitarbeitenden eine Entschädigung für den selbst übernommenen Verpflegungsmehraufwand. Über die Höhe der Erstattung bestimmen die gesetzlichen Pauschbeträge, die sogenannte Verpflegungspauschale. Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten aktuell folgende Spesensätze:
| Spesensatz | Abwesenheitsdauer | Pauschalbetrag pro Kalendertag |
|---|---|---|
| Kleiner Spesensatz | Ab 8 Stunden | 14 Euro |
| Großer Spesensatz | Ab 24 Stunden | 28 Euro |
| Kleiner Spesensatz | An- und Abreisetag | 14 Euro |
Kürzung der Verpflegungspauschale
Die Verpflegungspauschale gilt nur für Mahlzeiten, die du während eines geschäftlichen Aufenthalts selbst bezahlst. Wenn Frühstück, Mittag- oder Abendessen vom Arbeitgeber übernommen wird – weil es beispielsweise im Hotelpreis inbegriffen ist oder im Rahmen eines Termins stattfindet – führt das zu einer Kürzung der Pauschale:
| Vom Arbeitgeber bezahlte Mahlzeit | Kürzung der Pauschale in % | Kürzung in Euro bei kleinem Spesensatz (DE) | Kürzung in Euro bei großem Spesensatz (DE) |
|---|---|---|---|
| Frühstück | 20 % | 5,60 Euro | 5,60 Euro |
| Mittagessen | 40 % | 11,20 Euro | 11,20 Euro |
| Abendessen | 40 % | 11,20 Euro | 11,20 Euro |
Team-Essen und geschäftliche Kontakte
Für gemeinsame Essen im Team und die Bewirtung geschäftlicher Kontakte gelten feste Obergrenzen – und in beiden Fällen ist ein Bewirtungsbeleg Pflicht.
Team- und Abteilungsessen
Müssen von der Geschäftsführung vorab genehmigt und ihr auch zur Rückerstattung vorgelegt werden. Dabei sollen 60 Euro pro Person nicht überschritten werden.
Geschäftliche Kontakte
Die Unterhaltung für geschäftliche Kontakte muss angemessen sein und sich auf Mahlzeiten und Erfrischungen beschränken. Eintrittskarten, z. B. für Konzerte oder Sportveranstaltungen, sind für Zwecke der Mandantenunterhaltung nicht erstattungsfähig.
- Frühstück: bis 20 Euro pro Person
- Mittagessen: bis 60 Euro pro Person
- Abendessen: bis 60 Euro pro Person
Der Bewirtungsbeleg
Für die Rückerstattung ist neben der Restaurantrechnung ein Bewirtungsbeleg vorzulegen. Er enthält:
- Datum und Ort der Bewirtung
- Anlass der Bewirtung
- Liste der bewirteten Personen (Namen und Firma/Firmen)
- Kosten
- Trinkgeld
Dienstreise mit Urlaub verbinden
Eine Dienstreise durch Urlaubstage zu verlängern ist zulässig, solange:
- ✓die Urlaubstage von dem oder der Vorgesetzten genehmigt wurden und
- ✓die Verlängerung den Zweck der Dienstreise nicht beeinträchtigt.
Die Reise kann verlängert werden und metaBeratung übernimmt entsprechend die Kosten für den Rückflug bzw. die Rückreise per Auto oder Bahn. Voraussetzung ist neben der Genehmigung des oder der Vorgesetzten, dass die Reisedaten nicht zu einer Erhöhung der Flug- oder Bodentransportkosten führen.
So rechnest du deine Reisekosten ab
Alle Reisekosten sind innerhalb von 14 Tagen nach Beendigung der Reise abzurechnen. In drei Schritten:
Formular ausfüllen
Verwende das standardisierte Reisekostenformular – es ist für jede Abrechnung verpflichtend.
Originalbelege sammeln
Originalbelege müssen eingereicht werden. Sammle alle Quittungen und Rechnungen der Reise als PDF- oder JPG-Datei.
Innerhalb von 14 Tagen einreichen
Sende das Formular zusammen mit den Belegen per E-Mail an kreditoren@metaberatung.com – spätestens 14 Tage nach Reiseende. Wird die Reise einem Kunden in Rechnung gestellt, reiche sofort nach Reiseende ein.
Reise abgeschlossen?
Sende dein Reisekostenformular mit allen Originalbelegen (PDF oder JPG) innerhalb von 14 Tagen an die Kreditorenbuchhaltung.
Sonderregelungen und Inkrafttreten
Sonderregelungen oder Abweichungen von dieser Richtlinie bedürfen der vorherigen schriftlichen Genehmigung durch die Geschäftsführung.
Inkrafttreten: Diese Richtlinie tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft und ersetzt alle vorherigen Regelungen zum Thema Reisekosten. 19.06.2026, metaBeratung GmbH
Änderungsstand: Version 1.1 (15.07.2026) – Ergänzung zur sofortigen Abrechnung bei Weiterberechnung an Kunden. Version 1.0 (19.06.2026) – Erstfassung.