KI-Nutzung bei metaBeratung – Leitfaden für Mitarbeitende

01 · Bereitstellung & Prozess

Wie KI bei metaBeratung bereitgestellt wird

Zwei freigegebene Tools, ein klarer Prozess, individuelle Lizenzen. Kein Wildwuchs, keine Graubereiche.

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Freigegebene Tools

Für den dienstlichen Einsatz freigegeben sind Microsoft Copilot innerhalb von Microsoft 365 und Claude (Anthropic) im Rahmen des Unternehmensvertrags von metaBeratung (Claude Team oder Enterprise). Beide nutzt du über deinen persönlichen Unternehmensaccount (vorname.nachname@metaberatung.com). Für Claude gilt die besondere Regelung unten. Alle anderen KI-Dienste sind nicht zugelassen, weitere Tools nur nach schriftlicher Freigabe durch die Geschäftsführung.

Microsoft 365 Copilot Claude Team / Enterprise Weitere nur mit GF-Freigabe

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DSGVO & EU AI Act

Copilot verarbeitet Daten ausschließlich innerhalb des metaBeratung-Tenants. Claude verarbeitet Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Data Processing Addendum von Anthropic, auch in den USA, abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln. Beide Anbieter verpflichten sich vertraglich, Eingaben und Ausgaben nicht für das Training ihrer Modelle zu verwenden. Deine Bestätigung dieser Richtlinie ist Teil der Grundunterweisung nach Art. 4 EU AI Act, ergänzt durch eine Schulung zu den Tools.

MS DPA Anthropic DPA + SCC Kein Training EU AI Act Art. 4

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Bestätigung & Freischaltung

Du bestätigst die Richtlinie unten per Klick („zur Kenntnis genommen"). Name, Datum, Uhrzeit und Version werden protokolliert und für die Dauer deiner Beschäftigung aufbewahrt. Die Richtlinie gilt für dich ab deiner Bestätigung. Danach werden deine Lizenzen für Copilot und Claude freigeschaltet.

Bestätigung per Klick Protokoll mit Version → Copilot & Claude aktiv

Copilot: greift ausschließlich auf Inhalte zu, auf die du aufgrund deiner bestehenden Berechtigungen ohnehin Zugriff hast. Es werden keine Daten zwischen Nutzerinnen und Nutzern geteilt, die das nicht bereits über SharePoint-Freigaben könnten. Für die Arbeit mit Kundenmaterial im Tenant bleibt Copilot das Mittel der Wahl.

Claude, besondere Regelung: Claude darfst du für alle erlaubten Tätigkeiten nutzen, auch für interne Entwürfe mit Projektbezug, sofern du Kundennamen und personenbezogene Daten vorher entfernst oder pseudonymisierst. Assessmentergebnisse, Teilnehmerprofile und Informationen unter beruflicher Schweigepflicht gehören nicht in Claude. Verbindungen zu anderen Systemen (E-Mail, Kalender, Dokumentenablagen) und agentische Funktionen aktivierst du nur nach schriftlicher Freigabe durch die Geschäftsführung.

02 · Risikorahmen

Wie bewertest du eine KI-Anwendung?

Nicht jeder KI-Einsatz ist gleich. Dieser Risikorahmen hilft dir, schnell einzuordnen, was unkritisch, was sorgfältig zu behandeln und was nur unter strengen Voraussetzungen zulässig ist.

Stufe	Typische Anwendungen	Was gilt
Niedrig	Formulierungshilfen, Übersetzungen, Textstrukturierung, Zusammenfassung öffentlicher Quellen, Sprachglättung eigener Texte	Regelmäßig zulässig im Rahmen dieser Richtlinie. Ergebnis trotzdem inhaltlich lesen.
Mittel	Interne Entwürfe mit Projektbezug, Verarbeitung interner Informationen via Copilot (in Claude nur ohne Namen und personenbezogene Daten), Vorbereitung fachlicher Inhalte	Erhöhte menschliche Prüfung von Inhalt, Zweck und Datenbasis erforderlich. Fakten verifizieren.
Hoch	Personenbezogene Daten, Assessmentbezug, sensible Kundeninformationen, rechtlich oder wirtschaftlich folgenreiche Inhalte	Nur im ausdrücklich freigegebenen Rahmen. Stets qualifizierte menschliche Prüfung und dokumentierte Letztentscheidung.

03 · Dos & Don'ts

Was du darfst. Und was nicht.

Microsoft Copilot (im Tenant), Claude (über den Unternehmensvertrag) und externe bzw. private KI-Tools folgen unterschiedlichen Regeln. Die Unterscheidung ist entscheidend.

✓ Das darfst du

Alle freigegebenen Tools

✓Eigene Meetings nachbereiten und Protokolle erstellen

→Mit Copilot auch direkt aus Teams-Aufzeichnungen und Kalendereinträgen

✓Entwürfe für interne Dokumente, Präsentationen und E-Mails erstellen

✓Öffentlich zugängliche Informationen recherchieren und zusammenfassen

✓Workshop-Vorbereitung mit allgemeinen, nicht personenbezogenen Inhalten

✓Eigene Texte sprachlich überarbeiten und übersetzen

✓KI-Output inhaltlich prüfen und persönlich verantworten: KI ersetzt kein fachliches Urteilsvermögen

✓Substanziellen KI-Beitrag gegenüber Kunden kennzeichnen (vollständige Textpassagen, Auswertungen, Zusammenfassungen)

→Reine Sprachglättung oder Formatierungshilfe muss nicht gekennzeichnet werden. Im Zweifel: kennzeichnen.

✓KI-generierte Fakten und Recherchen an der Originalquelle verifizieren, bevor sie in Kundendokumente fließen

Zusätzlich mit Microsoft Copilot (M365-intern)

✓SharePoint, Teams und Outlook durchsuchen, Inhalte zusammenfassen und analysieren

→Nur im eigenen Berechtigungsbereich

✓Berichte und Präsentationen auf Basis vorhandener Projektunterlagen erstellen

✓Kundentermine und Workshops mit berechtigten Projektmaterialien vorbereiten

✓Angebote und Berichte unter Nutzung interner SharePoint-Vorlagen erstellen

Zusätzlich mit Claude (Unternehmensvertrag)

✓Interne Entwürfe mit Projektbezug erstellen, nachdem Kundennamen und personenbezogene Daten entfernt oder pseudonymisiert sind

→Im Zweifel: anonymisieren oder Copilot im Tenant nutzen

✗ Das darfst du nicht

Verboten für alle Tools

✗Personenbezogene Daten, Assessmentergebnisse oder Teilnehmerprofile in nicht freigegebene KI-Systeme eingeben

✗Automatisierte Bewertung oder Einstufung von Personen ohne menschliche Prüfung

✗Verbindliche Diagnosen, Rechtsgutachten oder folgenschwere Aussagen allein per KI

✗KI-Output ohne menschliche Prüfung an externe Dritte weitergeben

✗KI-generierte Fakten ungeprüft in Kundendokumente übernehmen

Verboten: Externe & private KI-Tools

✗ChatGPT, Gemini, Perplexity, Claude.ai ohne Unternehmensvertrag o. ä. für dienstliche Zwecke nutzen

✗Dienstliche Inhalte in private KI-Accounts eingeben, auch wenn der Inhalt scheinbar anonymisiert ist

✗Methoden, Frameworks oder proprietäre Inhalte in KI-Trainingssysteme einspeisen

✗Kundeneigene Materialien in externe KI-Systeme eingeben

Für externe Tools zusätzlich

✗Vollständige Namen in Verbindung mit Testergebnissen oder Diagnosen

✗Vertrags-, Gehalts- oder Finanzdaten von Kunden oder Mitarbeitenden

✗Informationen unter beruflicher Schweigepflicht (§ 203 StGB)

Für Claude zusätzlich

✗Assessmentergebnisse, Teilnehmerprofile oder Informationen unter Schweigepflicht in Claude eingeben

✗Verbindungen zu E-Mail, Kalender oder Dokumentenablagen und agentische Funktionen ohne schriftliche Freigabe der Geschäftsführung aktivieren

✗Claude über einen privaten Account statt über den Unternehmensvertrag nutzen

Meldepflicht: Wurden vertrauliche Daten versehentlich in ein nicht freigegebenes System eingegeben, ist dies unverzüglich der Geschäftsführung und dem IT-Verantwortlichen zu melden. Gleiches gilt für Sicherheitsvorfälle, unerwartetes Verhalten eines KI-Tools und Anfragen Dritter, die auf KI-verarbeitete Daten schließen lassen. Keine Ausnahmen, kein Abwarten.

Konsequenzen bei Verstößen: Verstöße gegen diese Richtlinie können arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Verstöße, insbesondere gegen Datenschutzpflichten oder die Vertraulichkeit von Kundendaten, werden in der Regel zunächst abgemahnt. Bei besonders gravierenden oder wiederholten Verstößen behält sich metaBeratung eine außerordentliche Kündigung vor. Die gesetzliche Haftung der handelnden Person bleibt unberührt.

Nach deiner Bestätigung werden deine Lizenzen für Copilot und Claude freigeschaltet. Die Schulung zu den Tools ergänzt diese Bestätigung.