Arbeitsrichtlinie
HubSpot CRM

1. Einleitung & Geltungsbereich

Diese Arbeitsrichtlinie regelt verbindlich, wie alle Mitarbeitenden der metaBeratung das CRM-System HubSpot nutzen. Sie gilt ab dem Datum der Unterzeichnung und ist für alle Personen verbindlich, die Zugang zu HubSpot haben – unabhängig von ihrer Rolle, Abteilung oder Beschäftigungsart.

Ziel ist es, einen einheitlichen, qualitativ hochwertigen und datenschutzkonformen Datenbestand sicherzustellen, der als Grundlage für Sales, Marketing und Reporting dient. Abweichungen von dieser Richtlinie sind nicht gestattet und können arbeitsrechtliche Konsequenzen haben.

HubSpot ist direkt erreichbar unter: app-eu1.hubspot.com → metaBeratung

2. Systemüberblick

metaBeratung nutzt HubSpot als zentrales CRM und Automatisierungssystem. Die eingesetzten Hubs sind:

3. Zugang, Login & Kontosicherheit

Der Zugang zu HubSpot ist ausschließlich über das offizielle Login-Verfahren zulässig. Zugangsdaten dürfen nicht weitergegeben oder geteilt werden. Jede Person nutzt ausschließlich ihren eigenen Account.

3.1 Login – Single Sign-On (SSO) mit Microsoft 365

Der Login in HubSpot erfolgt über Single Sign-On (SSO) mit dem persönlichen Microsoft 365-Konto der metaBeratung. Ein separates HubSpot-Passwort wird nicht benötigt und darf nicht eingerichtet werden.

1. HubSpot über app-eu1.hubspot.com aufrufen.
2. Auf „Mit Microsoft anmelden" klicken.
3. Das Microsoft 365-Konto der metaBeratung auswählen bzw. Zugangsdaten eingeben.
4. Den MFA-Code eingeben (siehe Abschnitt 3.2).

Hinweis zur Login-Seite: Der Button „Mit Passkey anmelden" ist auf der HubSpot-Loginseite prominent sichtbar – dieser darf nicht verwendet werden, da er zu Login-Problemen führt. Immer nur „Mit Microsoft anmelden" nutzen.

3.2 Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)

HubSpot verlangt eine eigene MFA – unabhängig vom Microsoft 365-Login. Microsoft 365 ist nur die Anmeldemethode; HubSpot prüft darüber hinaus zusätzlich die Identität über eine zweite Schicht.

Zulässige MFA-Methoden

3.3 Zugang bei Problemen

4. Datenmodell & CRM-Objekte

HubSpot speichert Daten in drei zentralen Objekttypen, die miteinander verknüpft sind:

Ein Kontaktdatensatz ist in drei Bereiche gegliedert: links das Properties-Panel mit allen Feldern des Kontakts, in der Mitte der Aktivitätsfeed mit protokollierten E-Mails, Anrufen, Notizen und Segmentzugehörigkeiten, und rechts die Seitenleiste mit verknüpften Objekten (Unternehmen, Deals, weitere Kontakte).

4.1 Kontakte

Kontakte sind natürliche Personen, mit denen metaBeratung in Geschäftskontakt steht oder stehen möchte. Jeder Kontakt hat eine eindeutige E-Mail-Adresse als primären Identifikator. HubSpot erkennt Duplikate automatisch anhand der E-Mail-Adresse.

Beim Anlegen eines neuen Kontakts wird das Unternehmen automatisch anhand der E-Mail-Domain zugeordnet, sofern ein passendes Unternehmen bereits im System existiert. Der zuständige Mitarbeiter wird automatisch vom verknüpften Unternehmen übernommen – das bedeutet: der beim Anlegen gewählte Mitarbeiter kann vom System überschrieben werden, wenn das Unternehmen bereits einer anderen Person zugeordnet ist. Das ist gewollt und kein Fehler.

Duplikate verwalten

HubSpot erkennt mögliche Duplikate automatisch und stellt sie zur manuellen Überprüfung bereit. Duplikate werden nicht automatisch zusammengeführt – das muss manuell erfolgen.

Navigation: Duplikate verwalten ist erreichbar über die Kontaktansicht → Drei-Punkte-Button (⋯) oben rechts → „Duplikate verwalten".

Dort erscheint eine Übersicht aller erkannten Duplikatpaare mit der Anzahl offener Fälle:

Ein Klick auf „Überprüfen" öffnet den Vergleichsdialog. Dort können für jedes Feld getrennt die Werte des primären oder des sekundären Datensatzes übernommen werden. Alternativ können alle Felder pauschal vom primären Datensatz übernommen werden. Die drei Optionen im Dialog:

• Zusammenführen und nächsten überprüfen – führt die Datensätze zusammen und zeigt das nächste Duplikatpaar
• Verwerfen und nächsten überprüfen – markiert dieses Paar als kein Duplikat und geht weiter
• Nächsten überprüfen – überspringt dieses Paar vorerst

4.2 Unternehmen

Unternehmen sind die übergeordneten Einheiten. Ihnen sind Kontakte und Deals zugeordnet. Die Zuordnung des zuständigen Mitarbeiters auf Unternehmensebene bestimmt automatisch die Zuständigkeit aller verknüpften Kontakte.

4.3 Deals

Deals repräsentieren konkrete Verkaufschancen. Ein Deal muss stets einem Kontakt und einem Unternehmen zugeordnet sein. Deals ohne vollständige Informationen werden von HubSpot automatisch mit dem Tag „Missing Information" markiert – was das bedeutet und welche Felder betroffen sind, ist in Kapitel 7.2 erklärt.

5. Qualifizierungssystem

5.1 Kontaktqualifizierung – Qualifiziert Ja / Nein

Die Qualifizierung von Kontakten erfolgt über die Eigenschaft „Qualifizierung" mit den zwei möglichen Werten Qualifiziert und Keine. Die Vergabe ist vollautomatisch: HubSpot prüft, ob alle Pflichtfelder befüllt sind, und setzt den Wert entsprechend.

Pflichtfelder für einen qualifizierten Kontakt

Der Screenshot zeigt die Ansicht oben mit Metrik-Zählern (wie viele Kontakte haben welches Feld nicht befüllt), darunter die editierbare Liste. Alle Pflichtfelder sind direkt als Spalten sichtbar – fehlende Werte können so in der Übersicht ohne Öffnen des einzelnen Datensatzes eingetragen werden.

5.2 Unternehmensqualifizierung – Qualifiziert Ja/Nein + ABC-Kundensegmente

Bei Unternehmen gibt es zwei separate Qualifizierungsebenen:

Ebene 1: Qualifizierung (automatisch)

Analog zu Kontakten prüft HubSpot automatisch, ob alle Pflichtfelder eines Unternehmens befüllt sind, und setzt die Eigenschaft „Qualifizierung" auf Qualifiziert oder Keine.

Kriterien für ein qualifiziertes Unternehmen (automatisch geprüft)

Der Screenshot zeigt oben die Metrik-Zähler für die drei Qualifizierungskriterien (A/B/C-Segment unbekannt, Lifecycle-Phase unbekannt, Zuständiger Mitarbeiter unbekannt) – sowie die Unternehmensliste darunter mit diesen Feldern als direkt editierbare Spalten.

Ebene 2: ABC-Kundensegmente (manuell)

Zusätzlich zur Qualifizierung wird jedes Unternehmen manuell einem Kundensegment zugeordnet. Das Feld „A/B/C Kundensegmente" befindet sich auf der Unternehmensseite und muss nach dem Anlegen sofort gesetzt werden.

6. Datenpflege-Standards & Pflichtfelder

6.1 Kontakte anlegen

Kontakte entstehen in der Regel nicht manuell über Kontakte → Kontakt erstellen. Die häufigsten Quellen für neue Kontakte sind: Lead-Formulare auf der Website, Kontaktformulare, Shop-Käufe und gelegentlich Importe. Der manuelle Weg über Kontakt erstellen ist möglich, aber die Ausnahme.

Unabhängig vom Entstehungsweg gelten beim erstmaligen Anlegen oder Vervollständigen eines Kontakts folgende Regeln:

1. E-Mail-Adresse eingeben – HubSpot prüft automatisch auf Duplikate.
2. Zuständigen Mitarbeiter auswählen (Hinweis: kann automatisch durch Unternehmensregeln überschrieben werden).
3. Anrede (Herr/Frau), Vorname, Nachname eintragen.
4. Jobbezeichnung und bevorzugte Sprache eintragen.
5. Rechtliche Grundlage zur Verarbeitung von Kontaktdaten hinterlegen (Pflicht – siehe Kapitel 13).
6. DU/SIE Neubauer-Eigenschaft pflegen, sofern bekannt (Du oder Sie gegenüber der Geschäftsführerin). Weitere beraterspezifische DU/SIE-Eigenschaften (z.B. DU/SIE Siegers) sind im System vorhanden, werden aber derzeit nicht aktiv gepflegt.
7. Bestehenden Deal zuordnen, falls vorhanden.

6.2 Pflichtfelder Übersicht

6.3 Namenskonventionen

• Vor- und Nachname immer mit korrekter Schreibweise (Groß-/Kleinschreibung).
• Keine Abkürzungen in Namen-Feldern.
• Firmennamen exakt so eintragen, wie sie offiziell lauten (inkl. GmbH, AG etc.).
• Falsch geschriebene Namen sind über die Arbeitsliste „Namen die korrigiert werden müssen" nachverfolgbar.

7. Vertriebsprozess – Deals & Pipeline

7.1 Deal anlegen

Neue Deals werden aus einem bestehenden Kontakt- oder Unternehmensdatensatz heraus über die rechte Seitenleiste → Deals → Hinzufügen erstellt. Die Deal-Pipeline ist über Sales → Deals erreichbar. Folgende Regeln gelten verbindlich:

7.2 Deal-Pipeline – Phasen, Tags und Prognose

Die Sales Pipeline zeigt alle Deals in einer Kanban-Ansicht, geordnet nach Phase. Jede Phase hat einen konfigurierten gewichteten Abschlusswert (Wahrscheinlichkeit), der in der Prognose (Forecast) automatisch berücksichtigt wird. Daher ist ein realistischer Betrag bei jedem Deal zwingend: Er fließt direkt in den gewichteten Umsatz ein, der am unteren Rand jeder Phase angezeigt wird.

Der Screenshot zeigt die Kanban-Ansicht mit den Pipeline-Phasen (Unqualifizierte Leads, Verkaufschance, AG Involved, Preisanfrage, Verloren). Am unteren Rand jeder Spalte ist der Gesamtbetrag sowie der Gewichtete Betrag (in % der Abschlusswahrscheinlichkeit der Phase) sichtbar – dieser fließt direkt in die Forecast-Prognose ein. Deal-Karten tragen sichtbare Tags wie Missing Information oder High Prio.

Automatische Tags auf Deal-Karten

Phase „Unqualifizierte Leads"

Die erste Phase der Pipeline heißt „Unqualifizierte Leads". Sie dient als Eingangsphase für Leads, die automatisch über Workflows (z.B. aus Website-Formularen oder anderen Quellen) ins CRM gespült werden. Der jeweils zuständige Mitarbeiter wird dabei automatisch benachrichtigt – die weitere Bearbeitung und Qualifizierung liegt dann in seiner Verantwortung.

7.3 Chronik-Aktivitäten nachträglich zuordnen

Gab es vor der Dealerstellung bereits Konversationen mit dem Kontakt, können diese nachträglich dem Deal zugeordnet werden. Beim Erstellen des Deals die Option „Chronik-Aktivität" aktivieren und den gewünschten Zeitraum auswählen.

8. Arbeitssegmente & Segmentierung

8.1 Segmenttypen

Segmente sind unter Kontakte → Segmente erreichbar. Neue Segmente können mit Klick auf „Segment erstellen" angelegt werden. Jedes neue Segment muss in einem Ordner abgelegt werden – lose Segmente in der Hauptübersicht sind nicht erlaubt.

8.2 Individuelle Arbeitsansichten – Unqualifizierte Kontakte & Unternehmen

Für die tägliche Datenpflege gibt es zwei vorkonfigurierte CRM-Ansichten (keine Segmente), die automatisch auf den angemeldeten Benutzer gefiltert sind:

8.3 Allgemeine Segmente (unternehmensweite Übersichten)

Im System existieren viele Segmente für unterschiedliche Zwecke – für Dashboards, Automatisierungen, Reporting und administrative Aufgaben. Die folgenden Segmente werden vom HubSpot-Admin überwacht und decken alle Datensätze des Unternehmens ab:

• Unternehmen mit deaktiviertem/entferntem Zuständigen – Unternehmen müssen einem aktiven Mitarbeiter neu zugeordnet werden.
• Kontakte mit deaktiviertem/entferntem Zuständigen – Kontakte müssen einem aktiven Mitarbeiter neu zugeordnet werden.
• Allgemeine unqualifizierte Unternehmen – Sammelübersicht aller unqualifizierten Unternehmen im gesamten System (inkl. Unternehmen mit Zuständigen).
• Namen die korrigiert werden müssen – Datensätze mit fehlerhafter Groß-/Kleinschreibung oder Abkürzungen.
• Kontakte ohne verknüpftes Unternehmen – Kontakte, denen kein Unternehmen zugeordnet ist.
• Rechtliche Grundlage unbekannt – Kontakte ohne eingetragene Datenschutzgrundlage (systemweit).

Diese Segmente werden primär vom HubSpot-Admin überwacht. Mitarbeitende können gezielt darauf hingewiesen werden, spezifische Korrekturen in ihren eigenen Datensätzen vorzunehmen.

Beispiele bestehender Segmente im System

Zur Orientierung: So sehen konkrete Segmente in der Praxis aus – für Marketing, Reporting und Datenqualität:

8.4 Eigenes Segment erstellen – Schritt für Schritt

Eigene Segmente können selbst erstellt werden, sobald ein konkreter Bedarf entsteht – zum Beispiel für eine bestimmte Auswahl an Kontakten, die regelmäßig bearbeitet werden sollen. Jedes selbst erstellte Segment muss in einem persönlichen Ordner abgelegt werden.

Beispiel: „Alle meine Unternehmen mit offenem Deal" – eine nützliche Arbeitsansicht für Sales-Mitarbeitende, um den eigenen Deal-Bestand auf Unternehmensebene im Blick zu behalten.

1. Unter Kontakte → Segmente → Segment erstellen navigieren.
2. Als Objekttyp „Unternehmen" wählen und „Aktives Segment" auswählen.
3. Ersten Filter setzen: Für Unternehmen zuständiger Mitarbeiter → ist einer von → [Aktuell angemeldeter Benutzer]. Damit sieht jede Person nur ihre eigenen Unternehmen.
4. Zweiten Filter hinzufügen (AND-Verknüpfung): Verknüpfte Deals: Deal-Phase → ist keiner von → Gewonnen, Verloren. Damit werden nur Unternehmen angezeigt, bei denen mindestens ein Deal aktiv (offen) ist.
5. Segment benennen (z.B. [Eigener Name] – Unternehmen mit offenem Deal) und in den eigenen Ordner verschieben.
6. Auf „Speichern" klicken. Das Segment aktualisiert sich ab sofort automatisch.

9. Kommunikation & Aktivitäten

Alle relevanten Kommunikationsaktivitäten mit einem Kontakt müssen in HubSpot dokumentiert werden. Die Protokollierung erfolgt auf der Kontaktseite im mittleren Bereich (Aktivitäts-Feed).

9.1 E-Mails

E-Mails können auf zwei Wegen versandt werden:

• Direkt aus HubSpot: Über den Button „E-Mail erstellen" auf der Kontaktseite. Voraussetzung ist die Verknüpfung des persönlichen E-Mail-Kontos (metaBeratung-Adresse). Antworten landen sowohl in Outlook als auch in HubSpot.
• Aus Outlook: E-Mail regulär versenden und anschließend in HubSpot unter dem Kontakt protokollieren.

9.2 Anrufe protokollieren

Jeden Anruf – auch nicht entgegengenommene Anrufe und Voicemails – als Aktivität protokollieren. Dabei kurz notieren, was besprochen wurde oder warum der Kontakt nicht erreichbar war.

9.3 Notizen

Freitextinformationen, die keiner anderen Aktivitätskategorie zugeordnet werden können, als Notiz eintragen. Notizen sind für alle Mitarbeitenden mit Zugriff auf den Datensatz sichtbar.

9.4 Aufgaben (To-Dos)

Zu jedem Kontakt, Unternehmen oder Deal können Aufgaben angelegt werden. Es gibt drei Aufgabentypen:

Delegation und automatische Aufgaben

Aufgaben können an Kolleginnen und Kollegen weitergegeben werden – beim Anlegen einfach den zuständigen Mitarbeiter ändern. Die Person wird dann benachrichtigt.

Zusätzlich erstellen Workflows automatisch Aufgaben – z.B. wenn ein neuer Lead eingeht oder eine bestimmte Pipeline-Phase erreicht wird. Diese Aufgaben erscheinen direkt in der eigenen Aufgabenliste und müssen genauso bearbeitet werden wie manuell angelegte.

Meine offenen Aufgaben

Die persönliche Aufgabenliste ist jederzeit erreichbar unter Aufgaben → Alle Aufgaben sowie im Sales-Workspace, der eine tagesstrukturierte Übersicht aller anstehenden Anrufe und Aufgaben bietet.

Benachrichtigungen konfigurieren

Jede Person kann selbst festlegen, wie sie über neue, offene oder zugewiesene Aufgaben informiert wird. Verfügbare Kanäle: In-App-Popup, Browser-Benachrichtigung, E-Mail oder Microsoft Teams. Die Einstellungen sind individuell konfigurierbar unter Benachrichtigungseinstellungen.

10. Produktivitäts-Tools

10.1 E-Mail-Vorlagen

Vorlagen sind vollständig vordefinierte E-Mails für wiederkehrende Anlässe (z.B. Follow-up nach Telefonat, nach Meeting). Sie sind unter Konversationen → Vorlagen zu finden. Vorlagen stehen auch direkt im HubSpot Add-in für Outlook zur Verfügung – siehe Kapitel 11.5.

Regeln für Vorlagen

• Jede Vorlage erhält einen internen Namen, der klar beschreibt, wofür sie gedacht ist.
• Vorlagen immer in einem thematischen Ordner ablegen.
• Personalisierungstokens (z.B. Name, Unternehmensname) verwenden, damit die Vorlage nicht manuell angepasst werden muss.
• Meeting-Links und Snippets können direkt in Vorlagen eingebunden werden.
• Die persönliche E-Mail-Signatur wird automatisch angehängt – nicht manuell einfügen.
• Nicht-fertige Platzhalter in eckigen Klammern kennzeichnen: [BITTE AUSFÜLLEN].

10.2 Text-Snippets

Snippets sind kurze, wiederverwendbare Textbausteine für Informationen, die themenübergreifend immer wieder vorkommen (z.B. Hinweis auf Newsletter-Anmeldung, ALA-Zertifizierungshinweis). Sie sind unter Konversationen → Snippets zu finden.

Snippets erstellen

1. Unter Konversationen → Snippets → Snippet erstellen navigieren.
2. Internen Namen vergeben (eindeutig, beschreibend).
3. Text eingeben. Personalisierungstokens über den „Personalisieren"-Button einbinden.
4. Tastenkombination (Shortcut) festlegen – möglichst passend zum Namen.
5. Speichern.

Wenn ein Text immer wieder in unterschiedlichen E-Mails auftaucht: Snippet anlegen und die Tastenkombination nutzen, um Zeit zu sparen.

10.3 Meeting-Links

Jeder Mitarbeiter hat eine persönliche Terminplanungsseite, die Kunden die Buchung von Terminen ermöglicht. Einrichtung unter Sales → Meetings.

Voraussetzungen

• Persönlichen Kalender (Outlook) mit HubSpot verknüpfen.
• Verfügbarkeit, Zeitzone und Arbeitszeiten korrekt hinterlegen.
• Automatische Bestätigungs-E-Mail und Erinnerung aktivieren.

Der persönliche Meeting-Link kann in jede E-Mail über das Personalisierungstoken {{Meeting-Link}} eingefügt werden und steht in Vorlagen zur Verfügung.

E-Mail-Signatur

Die E-Mail-Signatur wird einmalig unter Einstellungen (Zahnrad) → Allgemein → E-Mail → Signatur bearbeiten hinterlegt und ab dann automatisch in alle aus HubSpot versandten E-Mails eingefügt. Änderungen nur dort vornehmen – nicht manuell in E-Mails einpflegen.

11. HubSpot Add-in für Outlook (Office 365)

11.1 Überblick & Einrichtung

Das HubSpot Sales Add-in für Outlook ist eine Erweiterung, die direkt in Outlook installiert wird und die wichtigsten HubSpot-Funktionen in den gewohnten E-Mail-Workflow integriert. Es steht für Outlook unter Windows, Mac und im Browser (Outlook Web) zur Verfügung.

Es wird empfohlen, den Aufgabenbereich des Add-ins in Outlook anzuheften (Pin-Funktion), damit er dauerhaft geöffnet bleibt und Tracking und Protokollierung bei jeder E-Mail aktiv sind.

11.2 E-Mails protokollieren – BCC entfällt

Bislang musste bei jeder E-Mail aus Outlook manuell eine HubSpot-spezifische BCC-Adresse (z.B. abc123@bcc.hubspot.com) in das BCC-Feld kopiert werden, damit die E-Mail im CRM sichtbar wurde. Das Add-in übernimmt genau diesen Schritt automatisch: Ist die Checkbox „Protokollieren" im Add-in-Aufgabenbereich aktiviert, trägt das Add-in die BCC-Adresse unsichtbar im Hintergrund ein – ohne dass der Absender etwas tun muss.

Sobald ein Empfänger eingetragen wird, erkennt das Add-in den Kontakt sofort anhand der E-Mail-Adresse und zeigt dessen HubSpot-Profil in der Seitenleiste an. Von dort aus kann per Klick direkt zum vollständigen CRM-Datensatz gesprungen werden – ohne Outlook zu verlassen.

„Protokollieren" kann jederzeit per Checkbox ein- oder ausgeschaltet werden – für einzelne E-Mails, bei denen eine Protokollierung nicht gewünscht ist (z.B. rein interne Abstimmungen).

Beim Protokollieren kann direkt ausgewählt werden, in welchen Datensätzen die E-Mail erscheinen soll:

• Am Kontaktdatensatz
• Am Unternehmensdatensatz
• An einem Deal

Wird eine E-Mail an jemanden geschickt, der noch nicht als Kontakt im CRM existiert, kann direkt aus dem Add-in ein neuer Kontakt erstellt werden.

11.3 E-Mails nachverfolgen (Tracking)

Mit aktiviertem „Nachverfolgen" wird aufgezeichnet, wann der Empfänger die E-Mail öffnet. Die Benachrichtigung erscheint in Echtzeit als Desktop-Pop-up und wird im HubSpot-Aktivitätenfeed angezeigt. Auch „Nachverfolgen" kann jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden – unabhängig vom Protokollieren.

11.4 Kontaktprofil in der Seitenleiste

Beim Öffnen oder Verfassen einer E-Mail zeigt das Add-in in der Seitenleiste automatisch das HubSpot-Profil des Empfängers an. Von dort aus ist direkt zugänglich:

• Direktlink zum Kontaktdatensatz in HubSpot (öffnet den vollständigen Datensatz im Browser)
• Kontaktinformationen auf einen Blick (Unternehmen, Telefon, Lifecycle-Phase)
• Aufgaben des Tages – eigene fällige Aufgaben, ohne HubSpot öffnen zu müssen
• Verknüpfte Deals und Aktivitätshistorie

11.5 Vertriebstools direkt aus Outlook verwenden

Das Add-in ermöglicht den Zugriff auf alle wichtigen HubSpot-Vertriebstools, ohne Outlook verlassen zu müssen:

11.6 Meeting-Links einfügen

Das Add-in bietet zwei Möglichkeiten, Terminbuchungen direkt aus einer Outlook-E-Mail heraus zu ermöglichen:

12. Massenaktionen

Massenaktionen ermöglichen es, eine Eigenschaft für mehrere Datensätze gleichzeitig zu ändern, ohne jeden Datensatz einzeln öffnen zu müssen. Verfügbar auf den Seiten Kontakte, Unternehmen und Deals.

Vorgehen

1. Gewünschte Datensätze über die Auswahlbox markieren.
2. Auf „Mehr" klicken.
3. „In Workflow aufnehmen" auswählen.
4. Den passenden Workflow aus der Liste suchen und auswählen.
5. Auf „Aufnehmen" klicken.

Für häufig verwendete Massenaktionen (z.B. DU/SIE-Eigenschaft setzen) existieren vordefinierte Workflows unter Automatisierung → Workflows → Ordner: Set-Du-Flows / Set-Sie-Flows. Für jede Beraterin ist ein eigener Workflow vorhanden.

13. Datenschutz & Rechtliche Grundlage

Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist im Umgang mit HubSpot verpflichtend. Das zentrale Feld hierfür ist die „Rechtliche Grundlage" auf jedem Kontaktdatensatz.

13.1 Mögliche Werte für die Rechtliche Grundlage

13.2 Grundsätze

• Keine Kontakte anlegen, für die keine rechtliche Grundlage zur Datenspeicherung besteht.
• Bei Widerspruch eines Kontakts gegen die Datenspeicherung: sofort den HubSpot-Admin informieren.
• Keine Weitergabe von HubSpot-Zugangsdaten an Dritte.

14. Do's & Don'ts

15. Support & Schulung

15.1 Interne Ressourcen

• Tutorial-Videos: Zu jedem Prozess existiert ein Tutorial-Video in der internen Knowledgebase. Diese Arbeitsrichtlinie fasst die Inhalte zusammen – für Detailfragen die jeweiligen Videos konsultieren.

15.2 HubSpot-Betreuung: CogniCore IT Solutions GmbH

Erste und primäre Anlaufstelle bei allen Fragen rund um HubSpot ist CogniCore IT Solutions GmbH – die betreuende HubSpot-Agentur der metaBeratung. CogniCore übernimmt Konfiguration, Weiterentwicklung und Support des HubSpot-Systems.

15.3 HubSpot Knowledge Base

Für allgemeine Produktfragen und Funktionsbeschreibungen: knowledge.hubspot.com

16. Lead-Generierung & Dateneingang aus externen Quellen

Neben der manuellen Anlage von Kontakten und Unternehmen gelangen Leads auch automatisch über externe Quellen in HubSpot. Das Verständnis dieser Prozesse hilft, Doppelerfassungen zu vermeiden und die Datenherkunft korrekt einzuschätzen.

16.1 Leads von der Website (Formular-Eingang)

[In Bearbeitung – folgende Fragen werden noch geklärt:]

• Welche Formulare auf der metaBeratung-Website sind mit HubSpot verknüpft?
• Welche Properties werden beim Formular-Eingang automatisch befüllt?
• Welchem Mitarbeiter werden neu eingehende Formular-Leads automatisch zugewiesen?
• Welche Lifecycle-Phase und Rechtliche Grundlage werden automatisch gesetzt?
• Wer überwacht den Eingang neuer Leads und innerhalb welcher Zeit wird nachgefasst?

16.2 Weitere automatische Eingangskanäle

[In Bearbeitung – zu klären: Newsletter-Anmeldungen, LinkedIn-Formulare, Event-Registrierungen, Import-Prozesse etc.]

17. Änderungshistorie

18. Bestätigung

Mit der Bestätigung erklärst du, dass du diese Arbeitsrichtlinie vollständig gelesen und verstanden hast und dich verpflichtest, HubSpot gemäß den darin beschriebenen Regeln und Standards zu nutzen.